Что такое исходящий номер документа

Что такое исходящий номер документа

Понятие входящих документов

Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма: — имеющие пометку «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуск к ним. При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи: — заместителям руководителя предприятия; — в структурные подразделения; На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», который содержит: — время поступления (при необходимости). Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наи­более важные и срочные документы.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю.

Правила постановки исходящего номера

До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

    • — бланк организации;
    • — компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
    • — журнал регистрации исходящей документации.

    «Генеральному директору ООО «Волна» — номер исходящего документа; — краткое содержание (заголовок); Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

  • В официальной книге управления «К» даны рекомендации пользователям при перенаправлении, а для администраторов сайта даны советы по исправлению файла .htaccess, который лежит в корне сайта. Необходимо открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя особое внимание, таким как: RewriteRule и RewriteRule, т.к.

    Следует проверить и стили описания, которые находятся в этом же разделе админ панели.

    именно в них и ставят перенапраление.
  • Делопроизводство от А до Я

    Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

    При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа. Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции».
    После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

    Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.

    Регистрация документов

    Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

    Документы подлежат регистрации с целью: К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

    • Регистрационный номер;
    • Дата поступления/отправки документа;
    • Вид документа;
    • Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
    • Тема/содержание письма;
    • Исполнитель.

    Допускается наличие дополнительных граф, например:

    • В дело №;
    • Способ доставки письма или пр.;
    • Количество страниц;
    • Резолюция;
    • Отметка об исполнении;
    • Кем подписано;
    • Примечание и т.п.

    Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу. Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

    • 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
    • 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
    • 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.

    К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.

    Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

    Некоторые секреты входящих документов

    В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.

    из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450) 2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема.
    Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке.

    Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.

    Рекомендуем прочесть:  Иск в суд по наследству

    Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

    Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

    Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word. Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов.

    В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов. К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц. Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

    Регистрация документов

    В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

    В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе: Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы: В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так: Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

    Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить.

    Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

    N 26 от 13 марта 2012 г.

    │ Или же с помощью резинового штемпеля: │ «__» ___________________ 20__ г. │ После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

    Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

    Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.