Оглавление:
- Понятие входящих документов
- Правила постановки исходящего номера
- Совет 1: Как оформлять исходящую документацию
- Делопроизводство от А до Я
- Регистрация документов
- Некоторые секреты входящих документов
- Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
- Регистрация документов
- Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
Понятие входящих документов
Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма: — имеющие пометку «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуск к ним. При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи: — заместителям руководителя предприятия; — в структурные подразделения; На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», который содержит: — время поступления (при необходимости). Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.
Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю.
Правила постановки исходящего номера
До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.
Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.
Совет 1: Как оформлять исходящую документацию
- — бланк организации;
- — компьютер, на котором установлен текстовый редактор;
- — журнал регистрации исходящей документации.
«Генеральному директору ООО «Волна» — номер исходящего документа; — краткое содержание (заголовок); Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.




В официальной книге управления «К» даны рекомендации пользователям при перенаправлении, а для администраторов сайта даны советы по исправлению файла .htaccess, который лежит в корне сайта. Необходимо открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя особое внимание, таким как: RewriteRule и RewriteRule, т.к.

Следует проверить и стили описания, которые находятся в этом же разделе админ панели.
Делопроизводство от А до Я
Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).
Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.
Регистрация документов
Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.
Документы подлежат регистрации с целью: К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:
- Регистрационный номер;
- Дата поступления/отправки документа;
- Вид документа;
- Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
- Тема/содержание письма;
- Исполнитель.
Допускается наличие дополнительных граф, например:
- В дело №;
- Способ доставки письма или пр.;
- Количество страниц;
- Резолюция;
- Отметка об исполнении;
- Кем подписано;
- Примечание и т.п.
Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу. Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:
- 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
- 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
- 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.
К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.
Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.
Некоторые секреты входящих документов
В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.
Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).
Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word. Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов.
Регистрация документов
В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.
В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе: Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы: В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так: Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.
Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить.
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
N 26 от 13 марта 2012 г.
│ Или же с помощью резинового штемпеля: │ «__» ___________________ 20__ г. │ После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.
Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.
Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.