Бланк листа обложки личного дела работника

Бланк листа обложки личного дела работника

Оформление личных дел работников

Из этой статьи вы узнаете: Еще на этапе трудоустройства работник предоставляет ряд сведений о себе, подтверждая их различными документами:

  • аттестатами и дипломами;
  • грамотами и характеристиками;
  • заполненным анкетами;
  • паспортом;
  • военным билетом
  • и другими.

Не забывайте о золотом правиле делопроизводства: не складывать документы временного хранения с документами, которые по закону должны храниться постоянно. Если приказ или иной документ комплектуется приложениями, храните их в одной папке. Если вам предстоит формирование личного дела работника, образец-2019 поможет сделать все правильно и собрать необходимый комплект документов. На обложке (титульном листе) указываются: Скачайте документы по теме: Поскольку в каждой отдельно взятой организации используется свой образец личного дела сотрудника, список включаемых в него документов может в значительной мере варьироваться.

Тем не менее, есть типовой перечень, в который входят: Некоторые виды документации не рекомендуется включать в состав дела.

Так, любые документы со сроком хранения 5 лет (например, приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, заявления на отпуск и т.д.) в папку не подшиваются. Также не подшиваются: Исключение составляют дела, которые заводились на руководителей организаций и сотрудников, имеющих государственные награды и звания — для таких документов предусмотрен постоянный срок хранения.

Как оформить личное дело сотрудника

При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно. Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты?

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов. Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела.

Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Личное дело работника

Личное дело – группа документов, которые содержат сведения о сотруднике и его трудовой деятельности.

Совет: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».
Документы, входящие в состав личного дела, подразделяют на:

  1. Оформляемые при поступлении на работу.
  2. Добавляемы в течение трудовой деятельности.
  3. Документы о прекращении трудового договора.

К первой группе относятся: Вторая группа включает в себя: Документы, находящиеся в личном деле подшиваются в папку «Дело» в хронологическом порядке в течение его трудовой деятельности.

Оно создается работником кадровой службы после принятия сотрудника на работу (основание – приказ о приеме на работу).

Копии должны быть заверены сотрудником отдела кадров.

Образец личного дела работника

предоставление всей документации (ксерокопий); формирование дела сотрудником ОК; последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.

При оформлении дела должны соблюдаться требования ГОСТ 17914-72. Обязательно оформляется внутренняя опись документов. Ознакомление работника с его личным делом должно производиться примерно раз в год.

Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления. Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты, обязательные к выполнению кадровыми работниками: Порядок хранения документов и личных дел предполагает соблюдение таких правил: Для расположения личных дел обычно выделяют отдельное помещение (если штат сотрудников достаточно большой), шкаф или ящик.

Располагают папки вертикально, корешками наружу (чтобы они были видны). Доступ

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

  1. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  2. Руководящий состав и лица, их замещающие;
  3. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
  4. Главные специалисты;

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер.

Заводим личное дело сотрудника: образец оформления

Образец внутренней описи.

  • Копия свидетельства о заключении брака (при наличии).
  • Копия паспорта.
  • Фотография.
  • Документ, утверждающий работника в должности, разные выписки из протоколов или результаты тестирования.
  • Трудовое соглашение.
  • Заявление или приказ о переводе на определенную должность (при переходе на другое место работы).
  • Ксерокопии документов об образовании (дипломы, сертификаты).

Обязательно в общий комплект включаются должностные инструкции или регламент работы, при повышении квалификации аттестационные листы и отзывы, личный лист учета кадров с дополнениями, документы о награждении или о наложении взыскания.

Кроме того, в личном деле должны находиться справки о доходах и имуществе.

Заполняют папку документами в порядке хронологии.

Личное дело работника

К ним в частности относят: Соответственно, подготовка личного дела каждого гражданина осуществляется на всех этапах взаимодействия между компанией и наемным персоналом. Что касается утвержденных на уровне государства правил ведения личных дел, в отечественной практике таковых не предусмотрено.

Стандартизации подвергаются только личные дела некоторых категорий трудящихся. Несмотря на это, сложившаяся из года в год практика, раскрывает базовые аспекты подготовки личных дел сотрудников негосударственных компаний.

За оформление личного дела чаще всего в ответе работник отдела кадров фирмы. Если же данная должность в организации отсутствует, обязанность подготовки документа обычно передается бухгалтеру.

Титульный лист личного дела работника должен предоставлять максимум информации, вследствие

Внутренняя опись документов личного дела

Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы. При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов). В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются.

Здесь же содержится название компании-работодателя. Далее оформляют в таблицу список документов описи: Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется

Титульный лист личного дела работника образец заполнения

Кроме того, этот акт должен определять ответственность за сохранность персональных данных каждого сотрудника. Это могут быть код организации, код государственного архива и его наименование. Раньше эти сведения заполнялись от руки, сейчас это делается с помощью специального штампа, в любом случае, сверху нужно обязательно оставить немного места для этой информации.

Образец обложки личного дела (титульного листа) представлен ниже: Обратите внимание, что по ГОСТу 17914-72 в 2019 году все дела работников должны храниться в картонных обложках. Архивы не принимают на хранение скоросшиватели или файлы из пластика.